On vient de vous confier un nouveau projet. Vous avez une vision de ce que sera le produit fini et une équipe formidable pour vous aider à y parvenir. Les choses sont bien parties.
Trop souvent, cependant, les choses dérapent en gérant des projets. Les taux varient selon les industries, mais le Project Management Institute rapporte qu’environ 15 % des projets sont considérés comme des échecs complets. Parmi ceux qui réussissent, près de la moitié ne respectent pas les engagements de temps, 43 % dépassent le budget et 32 % ne respectent pas un aspect de la livraison du produit.
Que pouvez-vous faire pour empêcher votre projet d’échouer ? Si le temps, l’argent et le produit sont les trois pierres d’achoppement les plus courantes, que pouvez-vous faire pour créer des résultats fructueux dans ces domaines ? Suivez l’évolution de votre projet.
Cela peut sembler trop simple pour être la clé du succès, mais le suivi de l’évolution du projet peut faire toute la différence entre le succès et l’échec. Cela n’a pas besoin d’être compliqué, et avec un peu de dévouement, vous pouvez mener votre équipe à la réussite du projet. Découvrir l’article retroplanning ici.
Défis du suivi de l’avancement du projet
Si rester à jour sur l’avancement du projet est essentiel, c’est souvent difficile. Voici quelques défis qui rendent le suivi de l’avancement des projets difficile :
- Souvent, de nombreux projets ne sont pas planifiés et documentés en détail
- L’attribution des tâches du projet est parfois arbitraire, ce qui rend le suivi difficile.
- De nombreux projets manquent d’une communication appropriée et donc tout le monde n’est pas sur la même page.
- Des réunions de mise à jour fréquentes ne sont pas mises en œuvre dans certains projets.
- De nombreux projets n’utilisent pas d’outils de gestion de projet efficaces qui rendent le suivi efficace.
Passer les défis du suivi des projets peut être fait en inversant un ou plusieurs aspects mentionnés ci-dessus.
Comment suivre efficacement l’avancement d’un projet
Voici les cinq conseils que vous pouvez mesurer efficacement l’avancement d’un projet dans la gestion de projet:
1. Faites-en un effort d’équipe
Tout le monde dans votre équipe veut la même chose : un projet réussi. Dans cette optique, faites participer tout le monde en organisant une réunion de lancement, en partageant votre vision et les motivations du client, et en sollicitant les commentaires de votre équipe.
Il est particulièrement important que les membres de votre équipe contribuent à l’établissement de vos objectifs, car c’est en grande partie à ces personnes qu’il incombe d’atteindre ces objectifs.
2. Utiliser des outils de reporting pour suivre l’avancement du projet
Il est extrêmement utile d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour générer des rapports automatiques sur votre avancement. Plutôt que de vous laisser évaluer individuellement la progression vers les échéances ou d’essayer de calculer les pourcentages d’achèvement, une fonction de rapport dans le système de gestion de projet peut vous donner des informations précises en quelques clics.
3. Établissez de bons objectifs
Vous ne pouvez pas suivre ce que vous n’avez pas établi. Les bons objectifs sont réalistes, clairs et mesurables. Rédigez une ébauche d’objectifs pour votre projet, puis examinez-les pour voir s’ils répondent aux exigences suivantes :
- Réaliste– Avoir des objectifs élevés est une bonne chose, et les objectifs extensibles peuvent être un excellent moyen de mettre votre équipe au défi, mais restez toujours réaliste. Vous ne voulez pas faire des promesses à vos clients que vous ne pouvez pas tenir. Posez-vous la question : Pouvons-nous accomplir cet objectif avec le temps alloué et les ressources dont nous disposons ?
- Clear– De nombreux chefs de projet citent le manque d’objectifs clairs comme la cause la plus fréquente d’échec des projets. Posez-vous la question suivante : Savons-nous exactement ce que l’on nous demande ? Est-ce que tous les membres de l’équipe comprennent ?
- Mesurable– Il ne suffit pas de dire » terminer la phase un en temps voulu » ou » augmenter la capacité » par exemple. Vous avez besoin de chiffres. Décidez de la date à laquelle la phase un doit être terminée et établissez vos chiffres de base, acceptables et idéaux pour la capacité. Posez-vous la question : Existe-t-il des indicateurs quantifiables avec lesquels nous pouvons juger chaque objectif ?
4. Rendez le projet visible
L’une des meilleures façons de promouvoir le succès est de rendre le projet visible pour tous les membres de votre équipe. C’est extrêmement motivant lorsque votre équipe peut voir les objectifs qu’elle a contribué à établir ainsi que les progrès réalisés (ou non) vers ces objectifs.
La méthode Kanban est un système visuel simple et efficace pour organiser les flux de travail. Elle permet d’éviter les goulots d’étranglement, d’encourager les améliorations incrémentales et d’équilibrer les demandes par rapport aux capacités disponibles. Les tableaux Kanban peuvent être physiques sous la forme de notes autocollantes placées sur un mur vide, ou vous pouvez passer au numérique avec des espaces de travail en ligne partagés dans le monde entier.
Premièrement, identifiez les étapes ou les phases de votre flux de travail et créez une colonne pour chacune d’elles. Deuxièmement, créez une carte pour chaque tâche ou élément de projet qui doit être réalisé. Troisièmement, placez vos cartes dans les colonnes qui représentent la position de chaque tâche ou projet dans le flux de travail. Au fur et à mesure que les tâches passent d’une phase à l’autre, déplacez la carte dans la colonne suivante jusqu’à ce qu’elle soit passée par toutes les phases de votre flux de travail.
Tout le monde dans l’équipe peut voir d’un coup d’œil comment les tâches passent par les phases. Cela permet à chaque membre de l’équipe de savoir qui attend, qui a besoin d’aide, quelles tâches sont en retard et ce qui doit être fait ensuite.
5. Faites le point avec votre équipe régulièrement
Soyez cohérent. Ne soyez pas tenté de » régler et oublier « . Créez un calendrier de projet pour vous-même afin de faire le point sur les objectifs que vous avez créés avec votre équipe. Les échéances sont des points évidents, mais si vous attendez la date limite, il sera trop tard pour rectifier le tir. Au lieu d’adopter cette approche réactive, soyez proactif.
Définissez des rendez-vous pour vous-même afin de mesurer les progrès à intervalles réguliers tout au long du projet. Vous pourrez alors aborder les problèmes dès le début et maintenir votre projet sur la bonne voie.
